Вчасно.ЕДО + 1С УТП: вхідні документи самі знаходять свою пару в обліку
Інтеграцію встановлюють і налаштовують наші інженери під вашу базу. Готового файлу для самостійного встановлення немає — напишіть нам, і ми розповімо, як це виглядатиме у вас.
Навіщо, якщо у «Вчасно» вже є своя обробка
Офіційна обробка «Вчасно.ЕДО» для 1С існує, але для облікової рутини в неї два обмеження:
- Вона для керованих форм. Конфігурації на звичайних формах — як 1С: Управління торговим підприємством 1.2, на якій досі працює чимало торгових компаній, — залишаються без інтеграції.
- Вона інтерактивна. Показує поруч документи «Вчасно» і документи 1С, а зіставляє їх людина. Автоматичного фонового зіставлення, оновлення статусів за розкладом і архіву з контролем помилок у ній немає.
Наша інтеграція побудована навпаки: автоматика робить основну роботу, людина — лише розбір винятків.
Три завдання, які працюють самі
| Завдання | Що робить | Як часто |
|---|---|---|
| Оновлення статусів | Забирає вхідні документи з «Вчасно», зіставляє з документами 1С, оновлює статус підписання. Наприкінці перевіряє всю чергу незіставлених — раптом відповідник уже завели | ≈ кожні 30 хв |
| Розпізнавання | Для документів, у яких постачальник не вказав тип, номер і суму, запускає розпізнавання реквізитів на боці «Вчасно» й зіставляє за результатом | ≈ 30–60 хв |
| Архівація | Зберігає підписані всіма сторонами оригінали разом із файлами підпису на файловий сервер | ≈ щогодини |
Це регламентні завдання 1С: вони працюють на сервері без відкритих сеансів користувачів і пишуть підсумок кожного прогону в журнал.
Як документ «Вчасно» знаходить свою пару в 1С
Найважливіше правило: документ зіставляється автоматично, лише якщо кандидат у 1С рівно один. Нуль або два й більше — у ручний розбір. Точність тут важливіша за повноту: краще залишити документ людині, ніж зчепити чужий.
- Згортання дублів. Той самий документ «Вчасно» в API трапляється кілька разів — на кожного одержувача й у кожному статусі. На реальних даних з 28 записів унікальних документів було лише 15. Спочатку дублі згортаються в один.
- За номером. ЄДРПОУ (або ІПН для ФОП) + номер + тип документа + вікно дат. Номери нормалізуються: «РАХ/2026/01026» і «1026» — це той самий номер; складений номер «1190,1191» розбирається на частини.
- За номером і сумою — якщо за номером знайшлося кілька кандидатів.
- За сумою і датою — якщо бухгалтер не заповнює вхідний номер у 1С.
- Не вийшло — документ іде в чергу «Неспівставлені».
Тип визначається за категорією документа у «Вчасно»: рахунок → «Рахунок на оплату постачальника», видаткова накладна чи акт → «Надходження товарів і послуг».
Статус, посилання й шлях до архіву зберігаються в окремому регістрі, а не в реквізитах документа. Тому оновлення статусу кожні 30 хвилин не створює нових версій документа, не блокує його, коли бухгалтер якраз його редагує, і не запускає зайвих перевірок при записі.
Результат — прямо в документі
У списку «Надходжень товарів і послуг» і «Рахунків на оплату постачальника» з'являється колонка «ЕДО»: з одного погляду видно, які документи вже підписані всіма сторонами і чи лежить оригінал в архіві.
Список надходжень: статус «Підписаний всіма · в архіві» прямо в журналі документів
У самому документі — кнопка «Вчасно ▾»: відкрити оригінал у кабінеті «Вчасно» одним кліком і побачити, чи є файл в архіві.
Форма документа: посилання на оригінал у «Вчасно» і стан архіву (реквізити розмиті)
Робоче місце: пульт для того, що не зіставилось
Окремий екран, куди бухгалтер заглядає раз на день. Зверху — лічильники: скільки зіставлено, скільки в черзі, чи є помилки архівації і коли була остання синхронізація.
«Вчасно: Робоче місце» — лічильники, журнал завдань і черга незіставлених (номери, ЄДРПОУ і контрагенти розмиті)
Журнал завдань показує останній прогін кожного з трьох завдань і підсвічує проблеми: помаранчевий — завдання давно не запускалося (зупинився планувальник?), червоний — останній прогін упав, текст помилки поруч. Не треба відкривати журнал реєстрації, щоб зрозуміти, що інтеграція жива.
Черга «Неспівставлені» — це не список помилок, а список справ. Найчастіше документ у ній просто тому, що його ще не завели в 1С. Документи, вже підписані всіма сторонами, підсвічені зеленим — це перші кандидати на розбір.
Ручний розбір — кілька кліків
| Ситуація | Що натиснути |
|---|---|
| Документ щойно завели в 1С | «Авто. співставити» — черга перезіставляється одразу, не чекаючи розкладу |
| Відповідник у 1С є, але не зчепився | «Кандидати → за постачальником»; якщо контрагент не той — «за сумою» |
| Реквізити в записі «Вчасно» порожні або криві | «Уточнити і співставити» — ввести номер, дату й суму, звіривши з оригіналом |
| Реквізитів немає зовсім | «ШІ Розпізнавання» для поточного документа або всіх |
| Документ ніколи не буде проведений | «Видалити з черги» |
| Хочеться подивитись оригінал | «Відкрити у Вчасно» |
«Кандидати → за постачальником»: 1С пропонує документ, який підходить до рядка з черги
Архів підписаних оригіналів
Коли документ підписали всі сторони, архіватор завантажує оригінал і файл підпису й розкладає їх на файловому сервері компанії за схемою Рік → Місяць → ЄДРПОУ постачальника. Структуровані XML-документи перед збереженням конвертуються в PDF, тож в архіві — документ, який можна відкрити й прочитати. Якщо файл не зберігся, документ потрапляє в окремий список помилок архівації з лічильником спроб — нічого не губиться тихо.
Архів на файловому сервері: верхній рівень — роки, далі місяці та ЄДРПОУ постачальника
Юридично значущий комплект зберігається у вас, а не лише в кабінеті сервісу: його можна передати аудитору чи податковій без доступу до «Вчасно».
Документи без реквізитів
На реальних даних клієнта близько 63 % вхідних документів приходили без вибраного типу: ФОП-накладні й рахунки, де номер і сума є лише в назві файлу. Звичайне зіставлення таких документів не бачить. Для них працює окреме завдання: воно запускає розпізнавання реквізитів на боці «Вчасно», забирає результат і проганяє через той самий механізм зіставлення.
Розпізнавання у «Вчасно» може тарифікуватися окремо, тому ручний запуск для всієї черги — під підтвердженням. Документам із заповненими реквізитами воно не потрібне: вони зіставляються самі.
Налаштування — один раз
Токен доступу до API «Вчасно», адреса сервісу, вікно пошуку відповідника (скільки днів у обидва боки від дати), за який період забирати документи і папка архіву. Кнопка «Перевірити з'єднання» робить пробний запит і одразу показує, чи все гаразд.
Вкладка «Налаштування»: після «Перевірити з'єднання» — «З'єднання ОК. Документів за вчора: 22»
Для роботи API у «Вчасно» має бути активний тариф «Інтеграція», а зовнішня IP-адреса сервера 1С — у списку дозволених для токена. Друге — найчастіша причина помилки 403, коли кабінет «Вчасно» працює, а API ні. Під час впровадження ми це перевіряємо й налаштовуємо.
Чесно про межі
- Інтеграція працює з вхідними документами постачальників: накладними, рахунками, актами. Підписання й відправка вихідних документів з 1С сюди не входять.
- Це доробка конфігурації (нові регістри, спільні модулі й регламентні завдання), а не зовнішня обробка. Тому впровадження — разом із нашим інженером, з урахуванням ваших оновлень.
- Документи з однаковою сумою й датою від одного постачальника без номера в 1С автоматично не розводяться — таке піде на ручний розбір. Так задумано.
Кому підходить
- Ваша конфігурація — 1С: УТП на звичайних формах.
- Постачальники надсилають документи через «Вчасно.ЕДО».
- Вам потрібно бачити статус підписання в обліку і зберігати підписані оригінали у себе.
Інтеграцію добре доповнює наша обробка OCR-розпізнавання: документи, які приходять не через ЕДО, а сканом чи PDF поштою, вона заводить у 1С сама.
Інтеграцію встановлюють і налаштовують наші інженери — під вашу базу, сервер і папку архіву. Залиште заявку через форму зворотного зв'язку, напишіть на admin@it-format.com.ua або телефонуйте (068)-143-10-10.
