Навіщо це, якщо OCR-сервіси вже є

Сервіси розпізнавання первинки на ринку є, але більшість із них мають дві особливості, які заважають бухгалтерії малого й середнього бізнесу:

• Ціна. Типовий тариф — 5–6 грн за сторінку. Накладна на 59 позицій — це 2–3 сторінки, тобто 10–18 грн за один документ. Сотні надходжень на місяць перетворюються на відчутну статтю витрат.
• Розпізнати — не означає заповнити. Сервіс повертає текст або таблицю, а зіставити «Пристрій безперебійного живлення Legrand Keor SP 1000VA» з вашою карткою номенклатури, підставити договір і рахунки обліку — все одно треба людині.

Ми пішли іншим шляхом: розпізнавання робить сучасна мультимодальна модель ШІ, а все, що стосується вашої бази, — детермінована логіка всередині 1С. Фактичні витрати на розпізнавання — близько $0,003 за простий документ (менше 15 копійок) і близько $0,036 за щільний скан на 59 позицій (≈1,5 грн за весь документ, а не за сторінку).

Що вміє обробка

• Документи: «Надходження товарів і послуг» і «Рахунок на оплату постачальника» — обробка сама визначає вид за заголовком («видаткова накладна», «рахунок»).
• Формати: PDF (і текстовий, і скан), JPG/PNG (фото з телефону), XLS/XLSX — таблицю 1С читає сама, об'єднані клітинки й порожні рядки не заважають.
• Товари і послуги розкладаються по своїх табличних частинах автоматично.
• Пакетний режим: обрали десяток файлів — отримали десяток документів.
• Автостворення відсутніх контрагентів (за ЄДРПОУ/ІПН), договорів, банківських рахунків (з IBAN/МФО), номенклатури та одиниць виміру — за політикою, яку ви задаєте.
• Прикріплення оригіналу скану до документа після запису.

Як це працює: два етапи

1. Файл → структурований опис. Модель ШІ повертає не «текст», а строгу структуру: номер, дата, постачальник з ЄДРПОУ та IBAN, рядки з кількістю, ціною, сумою й ставкою ПДВ, підсумки. Формат гарантує схема — модель фізично не може відповісти «як заманеться».
2. Опис → документ 1С. Далі працює вже 1С: знаходить контрагента, зіставляє номенклатуру, підставляє договір, склад і рахунки обліку. Тут ШІ немає — тільки правила й історія вашої бази, тож результат передбачуваний.

Між етапами працюють числові перевірки без ШІ: сума рядків має дорівнювати підсумку, кількість × ціна — сумі рядка, IBAN — проходити контрольну суму, а кількість розпізнаних рядків — збігатися з нумерацією в документі. Якщо щось не сходиться, ви побачите це у статусі файлу й у полі «Попередження».

Запуск: прямо з документа або окремо

Обробка підключається штатним механізмом заповнення табличних частин — без жодних змін у конфігурації, без зняття з підтримки, без конфліктів при оновленні. У документі «Надходження товарів і послуг» вона з'являється в меню «Заповнити»:

Виклик з табличної частини — заповнюється поточний відкритий документ

Або відкриваєте обробку окремо — тоді для кожного файлу створюється новий документ. Це зручно для пакетної роботи.

Головне вікно: обрали файл → «Розпізнати». Статус, вартість і час — у рядку таблиці

Форма перегляду: світлофор перед записом

Перед заповненням ви бачите все, що розпізнала модель і що знайшла 1С:

Форма перегляду: шапка, позиції зі статусом, підсумок і попередження (назви контрагентів розмиті)

• OK — позицію впевнено зіставлено, дій не потрібно;
• ? — знайдено ймовірний варіант, варто глянути;
• X — не зіставлено, оберіть номенклатуру вручну.

Поки є хоч одна червона позиція або не знайдено контрагента — кнопка «Заповнити документ» заблокована. Неповний документ у базу не потрапить.

Як обробка знаходить номенклатуру

Постачальник пише «ДБЖ Legrand Keor SP 1000VA LED USB», а у вас картка називається інакше. Підбір іде каскадом — від найнадійнішого до найменш надійного:

Крок	За чим шукаємо	Результат
1	Штрихкод або артикул постачальника	Автоматично
2	Пам'ять: як ви вже зіставляли цю назву в цього постачальника	Автоматично
3	Нормалізована назва (регістр, латиниця/кирилиця, пробіли)	Автоматично або один клік
4	Нечітка схожість назв	Підказка на вибір
5	Нічого не знайдено	Обрати вручну або створити картку

Пам'ять зберігається у штатному регістрі «Номенклатура контрагентів» — тому кожне ваше ручне підтвердження наступного разу стає автоматичним, і цими ж даними користується штатний підбір 1С. Що довше працюєте з постачальником, то менше ручної роботи.

Кеш постачальників: договір, склад і рахунки — без кліків

Після кожного заповнення обробка запам'ятовує «патерн» постачальника: договір, валюту, рахунки розрахунків і авансів, склад, рахунки обліку й податкове призначення по позиціях. Наступна накладна від нього заповнюється з цього патерну одразу. Кеш спільний для всіх користувачів бази, його можна відкрити й поправити вручну — або завести наперед, щоб навіть перший документ нового постачальника ліг правильно.

Редактор кешу постачальника

Якщо кешу ще немає, реквізити беруться за пріоритетом: розпізнане з документа → кеш постачальника → останній проведений документ цього постачальника → історія за номенклатурою → штатне заповнення конфігурації та ваші значення за замовчуванням.

Налаштування

Вкладка «Налаштування»: модель, розпізнавання, значення за замовчуванням, політики та поведінка

Задаються один раз і діють для всіх користувачів: організація й склад за замовчуванням, поріг автозіставлення, що робити з відсутніми контрагентами й номенклатурою (запитувати / створювати / пропускати), чи показувати форму перегляду завжди, чи одразу проводити документ.

Пакетний режим

Два документи розпізнано за 32 секунди; вартість розпізнавання обох — $0,0056

Обираєте кілька файлів, тиснете «Розпізнати пакет» — кожен файл стає окремим документом. По кожному рядку видно статус, вартість і час, унизу — підсумок.

Цифри з реальної роботи

Документ	Час	Витрати на ШІ
Накладна на 1–10 позицій (PDF)	15–17 с	≈ $0,003
Щільний скан-PDF, 59 позицій	20–26 с	≈ $0,036
Для порівняння: ринкові OCR-сервіси	—	5–6 грн за сторінку

На накладній із 59 позицій розпізнаються всі 59, сума рядків збігається з підсумком документа. Версія за замовчуванням працює на моделі gpt-5.4-mini; модель і «режим міркування» можна змінити в налаштуваннях.

Кому підходить зараз

• Ваша конфігурація — 1С: Управління торговим підприємством (УТП) на звичайних формах.
• Ви регулярно заводите надходження й рахунки від постачальників — від десятків на місяць.
• Документи приходять сканами, PDF, фото або Excel-файлами.

Що далі: універсальне рішення для керованих форм

Зараз ми розробляємо універсальне розширення для конфігурацій на керованих формах — BAS Бухгалтерія, BAS Бухгалтерія КОРП, BAS Малий бізнес та подібних. Ядро те саме: однаковий формат розпізнавання, той самий каскад підбору номенклатури й кеш постачальників. Структуру документів розширення читає з метаданих конфігурації «наживо», тому одне рішення підходить для різних конфігурацій без окремої доробки під кожну.

Якщо ви працюєте в BAS і хочете долучитися до пілоту — напишіть нам, підключимо одними з перших.